icadmin

ica -
die moderne und flexible Mitgliederverwaltung für Mitgliedsorganisationen und Verbände.

Funktionen

ica ist eine Mitgliederverwaltung für Mitgliedsorganisationen, Vereine und Verbände. Die Anwendung unterstützt sowohl eine weitgehend zentrale als auch eine komplett dezentralisierte Verwaltung einer Organisation mit hunderten oder tausenden von Benutzern mit administrativen Aufgaben.

Zentrale Bestandteile der Lösung sind neben der eigentlichen Mitglieder- und Gruppierungsverwaltung die Abrechnung (im Verband und den Mitgliedern gegenüber) inkl. optionaler SEPA-Option, ein sehr leistungsfähiges Reporting und eine extrem flexible Rechteverwaltung.

Nützliche Funktionen wie etwa eine Lösung zur Abwicklung von Führungszeugnissen nach § 72a (4) SGB VIII bringt ica bereits mit. Optional gibt es noch eine Kontaktverwaltung und eine einfache Lösung zur Verwaltung interner Veranstaltungen.

Technologie

ica ist web-basiert, d.h. die Anwendung wird beim Kunden zentral auf einem Webserver installiert (optional ist auch Hosting möglich) und funktioniert dann komplett browser-basiert, ohne Installation von spezieller Software bei den Benutzern.

ica ist ausgesprochen skalierbar und auf Serverseite plattformneutral (z.B. Linux oder Windows möglich). Die Anwendung kann mit unterschiedlichen Datenbanken betrieben werden und ist aus Benutzersicht mit jedem modernen Browser sehr einfach und effizient von überall zu benutzen.

Als besonderes Merkmal verfügt die Software über eine REST-Schnittstelle, so dass die Möglichkeit besteht, jederzeit auf Funktionen und Daten der Mitgliederverwaltung zuzugreifen, um eigene Erweiterungen zu entwickeln bzw. die Mitgliederverwaltung an andere Systeme anzubinden.

Features im Detail

Mitglieder verwalten

  • konfigurierbare Mitgliederliste je Gruppierung mit zahlreichen Funktionen und Suche
  • Mitgliedsstammdaten, Kontoverbindung, Beitragskonto, Rechnungen, ...
  • Änderungshistorie
  • Ausbildungen, Tags
  • Probemitgliedschaft
  • Mitgliedsübernahme zwischen Gruppierungen
  • Benutzer für Mitglieder anlegen oder Selbstregistrierung mit vorgegebenem Set von Rechten
  • Logiken für das Beenden einer Mitgliedschaft, Mitglieder deaktivieren oder löschen

Abrechnung

  • mehrstufige Abrechnung, zentral und/oder dezentral; Verbandsabrechnung zwischen Organisationseinheiten und Mitgliedsabrechnung
  • Beitragsarten und Beitragssätze auf Gruppierungsebene, Ableitung von Beitragsarten
  • Beitragsarten mit unterschiedlichen Beitragstypen, Beitragsempfängern, Zahlungsempfängern, Periodizitäten etc.
  • Mindestzugehörigkeiten und Abrechnungsgrenzen
  • Fixbeiträge und Fremdmitgliedschaften
  • Erstellung von Gutschriften
  • flexible Gestaltung von Rechnungsvorlagen

Suche

  • Separates Suchinterface zur kombinierten Suche nach Eigenschaften von Mitgliedern, nach Tätigkeiten und nach Organisationsstruktur
  • Ausführen zahlreicher Aktionen auf Mitgliedern in den Suchergebnissen
  • Reporting auf den Suchergebnissen
  • Mailversendung an Mitglieder aus dem Suchergebnis
  • Suchen als Suchvorlagen speichern und mit anderen Benutzern teilen

Gruppierungen verwalten

  • Stammdaten
  • Im- und Export von Mitgliedern
  • Beitragsarten und -sätze
  • Mitgliederabrechnung durchführen
  • Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Mandate, Lastschriften

Reporting

  • Individuell definierte Reports zum Export von angereicherten Daten (.csv-Format) zu einem beliebigen Suchergebnis aus der Suche
  • Separates Reporting auf Basis einer Open Source Standardlösung zum Erstellen von beliebigen Reports/Dokumenten aus allen Daten der Datenbank, z.B. als PDF oder Excel-Dateien

SEPA (optionales Modul)

  • SEPA-Lastschriftdateien erstellen
  • Gutschriften (SEPA-Überweisungen)
  • komplette Mandatsverwaltung

Tätigkeitszuordnungen

  • Mitgliedstätigkeiten und Funktionstätigkeiten
  • Mitglieder können Tätigkeiten überall in der Organisation ausüben, nicht nur in ihrer Stammgruppierung
  • opütionale Vergabe von Benutzerrechten für Tätigkeiten (Gruppierung und Hierarchie)
  • Beschränkung von bestimmten Tätigkeiten auf bestimmte Ebenen der Organisation

Führungszeugnisse nach § 72a (4) SGB VIII

  • automatische Erstellung von individualisierten Antragsunterlagen an die Meldebehörde für Mitglieder mit entsprechend relevanten Tätigkeiten
  • automatische Erstellung der Versandunterlagen für das Führungszeugnis an die Organisation
  • Funktion zur Erstellung von Bescheinigungen über die Einsichtnahme in das Führungszeugnis durch autorisierte Mitarbeiter der Organisation
  • zentrale, dezentrale oder kombinierte Abwicklung der Bescheinigungen

Kontaktverwaltung (optionales Modul)

  • einfache Verwaltung von Kontakten auf Gruppierungsebene oder Verbandsebene
  • öffentliche Kontakte für alle Benutzer einsehbar
  • detallierte Suche nach Kontakten
  • Mailversendung an Kontakte aus Suchergebnisliste

Veranstaltungsverwaltung (optionales Modul)

  • einfache Lösung für interne Veranstaltungen
  • Anlegen von gruppierungsspezifischen oder verbandsübergreifenden Veranstaltungen inkl. Anmeldefristen, Teilnehmerbegrenzung und Begleiter
  • Teilnehmer via E-Mail einladen
  • Teilnehmer können optional über ein Webinterface zu- oder absagen
  • Verwaltung der Teilnehmer

Systemkonfiguration

  • individuelle Konfiguration von Labels und Meldungen für alle Masken
  • individuelle Konfiguration von Listen (Spalten)
  • detailliertes Berechtigungsmanagement auf allen Ebenen
  • Protokolle (Änderungen verfolgen, versendete Emails, Mitgliedsübernahmen, ...)

Tags

  • Mitglieder und Kontakte organisationsweit mit gruppierungspezifischen Tags taggen
  • Suche nach Tags
  • Verwaltung der gruppierungseigenen Tags

Schnittstellen

  • REST-API zum rechtekontrollierten Zugriff auf Daten und nahezu sämtliche Funktionalitäten
  • FiBu-Export (Diamant)

Kontakt

Weitere Informationen, Referenzen sowie Zugang zu einem Demosystem und zur Online-Dokumentation erhalten Sie gerne auf Anfrage.

Smadoa GmbH
Am Eichert 19
D-65510 Hünstetten, Germany
Tel. +49 (0)6126 92989858